四段式结构总览
- 会议概览：什么会、什么时候、谁参加、议题是什么；
- 做出的决策：会上拍板的结论，一条一件；
- 待办事项：每件事写清负责人和截止时间；
- 待决问题：没讨论完或卡住的事，以及下一步怎么推进。
判断一份纪要合不合格，有个简单标准：没参会的人看完，能知道结论；参会的人看完，知道自己接下来要干什么。
第一段：会议概览
开头固定写四行信息：
- 会议主题（例：官网改版第 3 次评审会）
- 时间、地点 / 会议方式
- 参会人、缺席人（必要时写记录人）
- 本次议题清单
这一段不用写长，它的作用是让这份文件在几个月后被翻出来时，还能让人立刻知道「这是哪场会」。
第二段：做出的决策
只写已经定下来的结论，不写讨论过程。格式建议一条一件：
1. 官网首页主视觉沿用「编辑部红笔」方案，不再征集新候选。
2. 下载入口统一收口到 /download 地址，发版时只改一处。
常见错误是把「大家倾向于……」「有人建议……」写进决策段。没有当场拍板的内容，一律放到第四段「待决问题」。
第三段：待办事项
这是纪要里最容易漏、也最有价值的一段。每条待办必须同时有三个要素：事项、负责人、截止时间。缺任何一个，会后就没人对结果负责。
| 待办 | 负责人 | 截止时间 |
|---|---|---|
| 整理评审意见并更新设计稿 | 王敏 | 10 月 8 日前 |
| 把下载收口改动写入发版文档 | 李航 | 10 月 6 日前 |
会上如果只说了「这个尽快弄」，一定要当场追问一句「谁来弄、大概什么时候」，并把答案写进纪要。
第四段：待决问题
没讨论完、需要更多信息、或者要等别人拍板的事，集中放在这里：
1. Mac 版上线时间未定，待 Windows 版内测数据回收后再评估（跟进人：张磊）。
2. 企业版报价方案需财务确认，下次例会过。
这一段的意义是防止「问题被会议结束一起带走」。每个待决问题最好带一个跟进人，否则它会一直挂着。
一份完整示例
官网改版第 3 次评审会纪要
时间：2026 年 9 月 29 日 14:00–15:00 线上腾讯会议
参会：王敏、李航、张磊 记录：李航
议题：主视觉定稿、下载入口收口、Mac 版排期
一、决策
1. 主视觉沿用「编辑部红笔」方案。
2. 下载入口统一收口到 /download。
二、待办
1. 王敏：10 月 8 日前更新设计稿。
2. 李航：10 月 6 日前更新发版文档。
三、待决
1. Mac 版排期待内测数据回收后评估（张磊跟进）。
两个提效小建议
- 纪要最好在会后 24 小时内发出，时间越久记忆越模糊；
- 如果会议有录音或实时转写，整理时直接从文字稿里挑「结论句」和「谁答应做什么」，比凭回忆写快得多。周会这类固定会议，还可以套用周会纪要模板。